Onlinebuchbarkeit mit dem Beteiligungsportal Sachsen

Führungen koordinieren, Anfragen bündeln und dabei möglichst wenig Verwaltungsaufwand erzeugen – viele kleinere Museen und touristische Einrichtungen stehen vor genau dieser Herausforderung. Auch das Bandwebermuseum in Großröhrsdorf suchte nach einer praktikablen Lösung, um Buchungen künftig einfacher zu organisieren.

Im Rahmen einer digital-Sprechstunde durch die Initiative „Tourismus 360Grad digital“ des LTV SACHSEN wurde gemeinsam ein Weg gefunden, der ohne zusätzliche Kosten auskommt: das Beteiligungsportal Sachsen. Wie die Einführung verlief und welche Erfahrungen das Museum im Alltag gemacht hat, darüber sprechen wir im Interview mit Patrick Zöllner, Mitarbeiter der Stadtverwaltung Großröhrsdorf und dort zuständig für das Technische Museum der Bandweberei.

Herr Zöllner, wie haben Sie Führungen bisher organisiert und wo lagen die größten Herausforderungen dabei?

Im Technischen Museum der Bandweberei Großröhrsdorf liegt der Fokus auf der Vorführung der Webtechnik. Solch eine Vielfalt und Anzahl an funktionstüchtigen Bandwebstühlen und Webautomaten aus unterschiedlichen Epochen kann sonst kein anderes Museum vorweisen. Ein Besuch bei uns sollte immer mit einer Führung erfolgen. Wir bieten diese Führungen zu festen Zeiten oder für Gruppen auch nach Vereinbarung an. Bisher haben sich die Besucher telefonisch oder per E-Mail nach den Führungen erkundigt. Dies war mit entsprechendem Aufwand für uns verbunden. Wir wollten gern ein buchbares Angebot dafür schaffen. Außerdem sollten die Gäste auch gleich eine automatisierte Bestätigung dafür erhalten.

Gab es Bedenken oder Hürden im Team?

Nein, überhaupt nicht. Da ich innerhalb des Museums bereits erfolgreich Abläufe in der Organisation verändert und digitale Präsentationen umgesetzt habe, wurde mir auch für dieses Vorhaben volles Vertrauen geschenkt. Auch seitens der Stadtverwaltung wurde mir Unterstützung signalisiert, wenn keine Kosten bei der Nutzung entstehen. Da sind kurze Wege zum Träger und ein klar strukturiertes Museumsteam förderlich.

Warum haben Sie sich für das Beteiligungsnetzwerk entschieden?

Ich bin mit einer Anfrage an das Digital-Team herangetreten, da wir schon sehr gute Erfahrungen mit einem anderen Projekt – einer Sichtbarkeitsanalyse unserer Homepage – gesammelt hatten. Durch die Umsetzung der Empfehlungen des LTV SACHSEN konnten wir eine spürbar höhere Reichweite unserer Website erzielen.

Dieses Mal wollte ich mich zum Thema „Digitale Buchung“ informieren. Gemeinsam mit dem Digital-Team wurden Anforderungen und örtliche Gegebenheiten geprüft, in Telefongesprächen, Videokonferenzen und letztendlich bei einem Vor-Ort-Termin verschiedene Optionen besprochen und nach einer praktikablen Umsetzung gesucht. Für uns als kommunale Einrichtung wurde das Beteiligungsportal Sachsen als beste Variante hervorgehoben. Diese Plattform wird bereits bei der Stadtverwaltung Großröhrsdorf in verschiedenen Bereichen eingesetzt. Erfahrungen hat man hier bereits bei der Terminvergabe der Meldestelle oder bei der Anmeldung zu Veranstaltungen gesammelt. Und das Schöne daran ist, für Kommunen ist die Nutzung in der Regel kostenfrei. Es ermöglicht unter anderem auch die digitale Durchführung von Umfragen, Planungsverfahren und Bürgerdialogen.

Wie aufwendig war die Einrichtung in technischer und organisatorischer Hinsicht?

Sehr gering. Zusammen mit dem Digital-Team wurde bereits während der Beratung ein Anforderungsprofil erstellt. Dieses habe ich dann mit der zuständigen Sachbearbeiterin in der Stadtverwaltung besprochen. Dabei erhielten wir an der Hotline des „Beteiligungsportal Sachsen“ im konkreten Fall unkomplizierte Hilfe. Die vorhandene Computertechnik kann genutzt werden, die Anwendung ist browsergestützt. Nach einer kurzen Einweisung kann ich nun selbst die angebotenen Führungstermine und Veranstaltungen verwalten.

Was kommunizieren Sie über das Beteiligungsnetzwerk?

Interessierte Besucher werden direkt von unserer Homepage auf die externe Buchungsseite weitergeleitet. Dort sind die angebotenen Führungstermine aufrufbar und wichtige Informationen zu Öffnungszeiten und Eintrittspreisen hinterlegt.

Auch Termine zu speziellen Veranstaltungen wie zur Museumsnacht oder dem Ferienprogramm für Kinder werden dort kommuniziert und sind direkt buchbar. Wir können jeweils die maximale Teilnehmerzahl bei den Buchungen festlegen und bei Sonderveranstaltungen unmittelbar die Anzahl der freien Plätze sichtbar machen.

Der Museumsgast erhält sofort nach der Buchung eine Bestätigung mit allen wichtigen Informationen sowie einen Link zur eventuellen Stornierung. Auch das Museum wird gleich per E-Mail sowie im Beteiligungsportal über eine neue Buchung informiert. Die Zahlung des Eintrittsgeldes erfolgt dann weiterhin direkt vor Ort im Museum.

Was hat sich seit der Einführung konkret verändert?

Durch die Online-Buchungen erhalten wir schon im Vorfeld einen Überblick auf die Anzahl der zu erwartenden Besucher und können unser Personal entsprechend planen. Die Besucher haben eine verbindliche Zeit, wann sie da sein müssen, um an einer Führung teilzunehmen. Vorher wurden die regelmäßigen Führungstermine auch überall kommuniziert, trotzdem kamen die Besucher stellenweise außerhalb dieser Zeiten und waren enttäuscht, dass die Maschinen nicht vorgeführt werden konnten.

Und auch der Aufwand mit der Beantwortung von Telefon- und E-Mailanfragen hat sich merklich verringert. Wir erhielten sonst häufig Nachfragen zu den Führungsterminen und ob diese auch wirklich stattfinden. Jetzt kann der Besucher gleich selbst einen konkreten Termin online buchen und erhält eine Bestätigung. Natürlich ist aber auch weiterhin ein spontaner Museumsbesuch ohne Anmeldung möglich.

Wie reagieren Gäste auf die neue Buchungsmöglichkeit?

Sie wird sehr gut genutzt. Viele Gäste erkundigen sich im Vorfeld auf unserer Homepage über das Museum. Hier gibt es jetzt die Möglichkeit der unkomplizierten Buchung. Ein Großteil der Besucher nimmt diesen Service in Anspruch und freut sich über die direkte Bestätigung des Termins. Die Gäste wissen jetzt, dass sie wirklich ihre Plätze in der Führung sicher haben. Denn diese Führungen machen den Reiz unseres Museums aus. Wenn 15 verschiedene Webstühle und Webautomaten im Detail gezeigt und vorgeführt werden, begeistert das jeden Besucher. Unsere Bewertungen im Internet verdeutlichen das.

Was funktioniert gut und wo gibt es noch Grenzen oder Wünsche?

Wir sind mit diesem Buchungs-Tool sehr zufrieden. Es erleichtert unsere Arbeit und die Planung der Führungen. Alle angebotenen Führungen und deren Auslastung werden übersichtlich in einem Kalender angezeigt und sind schnell abrufbar. Die regelmäßigen Führungstermine werden nach Vorgabe automatisch erzeugt oder sind bei Sonderveranstaltungen mit ein paar Klicks neu anzulegen. Terminbuchungen, die nicht online eingehen, können bei Bedarf schnell manuell nachgetragen werden. Der Verwaltungsaufwand ist sehr gering. Für unseren Anwendungsfall ist es so optimal gelöst. Wir sehen aktuell keinen Verbesserungsbedarf und wünschen uns, dass viele Besucher ihre Museumsführung bei uns online buchen.

Würden Sie es anderen kleinen Einrichtungen empfehlen und warum (oder warum nicht)?

Die Wichtigkeit von buchbaren Angeboten wird von Tourismusfachleuten immer hervorgehoben. Bisher konnten wir das nicht online umsetzen. Seitdem wir das Beteiligungsportal Sachsen nutzen, besteht diese Möglichkeit und wird sehr gut angenommen. Auf jeden Fall sollten auch kleine Einrichtungen Online-Buchungstools verwenden. Welcher Anbieter der Beste ist, entscheidet sich im konkreten Fall. Kommunale Einrichtungen sollten eine Nutzung des Beteiligungsportal Sachsen auch im Hinblick auf den Kostenaspekt auf jeden Fall in Betracht ziehen. Von uns gibt es dafür eine klare Empfehlung

Fotos@Technisches Museum der Bandweberei Großröhrsdorf – Fotograf Lutz Weidler & @Technisches Museum der Bandweberei Großröhrsdorf_ Fotograf Patrick Zöllner